Komunikacija klausantis: subalansuota ir darbuotojams, ir vadovams

Visgi gebėjimas klausyti, o dar tiksliau – gebėjimas išgirsti, taip pat yra dalis komunikacijos, padedančios jai tapti ne tik rezultatyvesne, bet ir efektyvesne. Dar paprasčiau – susikoncentravę tik į kalbėjimą, greitai galime likti patys su savimi, nes auditorija tiesiog dings arba atsiribos nesupratimo siena. Tad ir vadovų, ir komandos narių geros komunikacijos recepte turi būti ne tik kalbėjimas, veikimas, bet ir grįžtamasis ryšys, gebėjimas klausyti bei išgirsti.

Tokia komunikacija padeda geriau vieniems kitus suprasti. Tai gali pasirodyti per maža, per daug abstraktu ar net per daug savaime suprantama. Deja, organizacijose vis dar dažnos situacijos, kai, pavyzdžiui, vadovo komunikacija – lyg serija pasirodymų ant scenos, po kurių visi išsiskirsto viską skirtingai supratę, arba bendravimas mažesnėje grupėje tėra one man show, po kurio ilgai tvyro neaiškumo rūkas. Problemos – ne tik vadovų pusėje, nes komandų nariai nesuteikdami grįžtamojo ryšio ar pasyviai klausydami lygiai taip pat gali įsukti nesusikalbėjimo, gandų ar neteisingų interpretacijų karuselę.

Tad ką gali daryti vadovas ir ne vadovas, norėdamas, kad komunikacija didelėje grupėje ar tiesiog tarp dviejų žmonių, būtų labiau įtraukianti kitą pusę?

Prašyti grįžtamojo ryšio. Grįžtamojo ryšio prašymas gali tapti geru komunikacijos įpročiu, tačiau jis pirmiausia prasideda nuo nuostatos, kad tai, ką komunikuojame, nėra savaime suprantama ar aišku. Lygiai taip pat tokio įpročio ugdymui labai praverčia požiūris, kad toli gražu nesame viską geriausiai išmanantys, noras keistis ir tobulėti. Naujus įpročius lengviau formuojame turėdami asmeninę motyvaciją, todėl visada pravartu pirmiausia sau aiškiai ir tiksliai įsivardinti, kuo naudingas grįžtamasis ryšys. Vienus labiau domina galimybė tobulėti, o kitus gali patraukti laiko taupymas ateityje ar geresni ryšiai su kolegomis. Tiesa, tokie formalūs pasakymai kaip „Laukiu iš jūsų grįžtamojo ryšio“ tikrai tinka ne visose aplinkybėse, tad pravartu prisiminti, kad toks paprastas klausimais kaip „Ką jūs apie tai manote?“ – lengvas būdas paskatinti grįžtamąjį ryšį.

Išlaukti. Realybėje grįžtamasis ryšys ne visada gali būti malonus. Tai jokiu būdu nereiškia, kad jis lygus kritikai. Tačiau komentuojanti, papildanti ar oponuojanti kita pusė natūraliai iššaukia norą gintis, prieštarauti, įrodinėti. Paskatinti emocinės reakcijos žmonės pirmiausia tiesiog neleidžia kitam žmogui išsakyti visko, užbėga už akių, pertraukia, per daug emocingai sureaguoja. Pasitaiko ir nebūtinai neigiamų reakcijų, galbūt tiesiog kito žmogaus komentarai pakiša naują mintį, kurią norime iš karto pasakyti, arba jeigu kas nors mums pasakoja apie problemą, pradedame ją spręsti vidury sakinio. Situacijų būna pačių įvairiausių, įskaitant ir tokių, kada tiesiog mintimis nuklystame kitur, kai kitas mums duoda grįžtamąjį ryšį. Pirmas žingsnis į pokyčius – užfiksuoti save tokiose situacijose, pripažinti, kad taip elgiamės, o toliau – ilgos kasdienės praktinės treniruotės, kai klausydami kito žmogaus mokomės išlaukti, kol jis tikrai išdėstys visas mintis.

Užduoti atvirų klausimų. Įtraukianti komunikacija neįmanoma be atvirų klausimų. Pavyzdžiui, „Ar viskas aišku?“ ir „Kas jums iš visko pasirodė svarbiausia?“ – du klausimai, kuriuos galima užduoti identiškomis aplinkybėmis ir gauti visiškai skirtingus atsakymus. Atviri klausimai ne tik, kaip jau buvo minėti, gali paskatinti duoti grįžtamąjį ryšį, bet padėti gerokai geriau suprasti visas aplinkybes, tikrąją situaciją, tai, kas slypi tarp eilučių ir kt.

Apibendrinti. Apibendrinti prasminga ne tik tai, ką pasakei pats. Žinoma, tai nereiškia, kad reikia apibendrinti kiekvieną ilgesnį pašnekovo pasisakymą ir tik tada pradėti kalbėti pačiam – gali būti labai nejauku. Tačiau situacijose, kai aptariami rimti, jautrūs, didelio tikslumo reikalaujantys dalykai ir pan., arba bendraujate su žmogumi, su kuriuo jau turite nesusikalbėjimo patirties, tinkama technika – apibendrinti pašnekovo mintį ar kelias mintis. Taip sukuriama erdvė abiem pusėms suvienodinti žinojimą apie situaciją, o pašnekovui įsitikinti, kad jo buvo tikrai klausomasi.