Išankstinė darbuotojo adaptacija. Kas tai ir kodėl verta apie ją pagalvoti?

Tai galėtų (gal net ir turėtų) būti patys paprasčiausi žingsniai iki darbuotojo starto organizacijoje dienos, tarkime, darbo priemonių, darbo vietos paruošimas. Žingsniai, kurie parodo naujam komandos nariui dėmesį, padeda kurti ryšį su organizacija, būsimais kolegomis ir užtikrina, kad tikrai yra laukiamas. Be to, tokios išankstinės interakcijos sumažina nerimą, lydintį darbuotoją pirmąją darbo dieną. Mainais už tai organizacija gauna didesnį darbuotojo įsitraukimą, motyvaciją.

Išankstinės darbuotojo adaptacijos terminas nėra plačiai naudojamas, tačiau visose įmonėse darbuotojo įvedimo procesas prasideda ten, kur sėkmingai baigiasi atrankos procesas. Įprastos praktikos – tai darbo vietos paruošimas, reikalingų teisių sistemose suteikimas ar kitų resursų užsakymas bei organizacijos informavimas apie ateinantį naujoką. Tradiciškai šios veiklos priskiriamos darbuotojų įvedimo procesui, o išankstinė darbuotojų adaptacija atskirai neaprašoma ir, juolab, nevykdoma. Tačiau sparčiai daugėja įmonių, kurios su nauju darbuotoju iki darbo pradžios turi daugiau interakcijų nei tik darbo sutarties pasirašymas.

Jei įtalpintume šį procesą į laiko rėmus, išankstinė adaptacija prasideda tada, kai kandidatas priima darbo pasiūlymą, ir baigiasi pirmą jo darbo dieną, kai prasideda adaptacijos (angl. onboarding) procesas. Išankstinė adaptacija apima veiklas bei iniciatyvas, kurių tikslas sudaryti sąlygas sklandžiai naujo komandos nario adaptacijai, suteikiant esminę informaciją, išteklius ir patirtį, kurie padėtų jaustis laukiamam, informuotam ir pasiruošusiam naujam darbui dar iki starto dienos. 

Išankstinė darbuotojo adaptacija taikoma tais atvejais, kai laikas nuo darbo pasiūlymo priėmimo iki pirmosios darbo dienos yra ilgesnis. Lietuvoje apie sprendimą išeiti iš darbo privalu pranešti prieš 20 dienų, kai tuo tarpu užsienio šalyse šis terminas gali siekti net ir tris mėnesius ar pusmetį, priklausomai nuo darbo sutarties pobūdžio. Todėl išankstinė darbuotojų adaptacija Lietuvoje dar nėra tokia populiari, kai kitur jau tapo neatsiejama įvedimo proceso dalimi.

Nors teisiškai turime vieną trumpiausių terminų Europoje nuo darbo pasiūlymo priėmimo iki darbo pradžios, mes taip pat galime pasinaudoti naudomis, kurias suteikia sklandus išankstinės adaptacijos procesas. 

Apibendrinant, šis etapas užtikrina sklandesnį perėjimą nuo įsidarbinimo proceso prie darbo pradžios, o tai galiausiai padeda išlaikyti darbuotojus, sumažinti kaitą ir padidinti pasitenkinimą. Taigi, organizacijai tikrai verta ir naudinga apgalvoti išankstinės darbuotojo adaptacijos procesą.

Vienas dažniausiai pasitaikančių pavyzdžių – personalizuotas pasveikinimo rinkinys ar dovana, atkeliaujanti į naujo darbuotojo namus dar iki pirmosios darbo dienos. Arba interaktyvus pasveikinimo video ar laiškas, kuriuo ne tik informuojama apie starto dieną, bet ir supažindinama su organizacija, jos kultūra, vertybėmis. Dar vienas naudojamas sprendimas – serija laiškų, kuriuose pateikta struktūruota informacija padeda lengvai susipažinti su organizacija ir laukiančiu adaptacijos procesu. Vienas brangesnių sprendimų – skaitmeninis, sužaidybintas darbuotojų adaptacijos portalas, kur žaidimo forma žmogus susipažįsta su būsima organizacija. 

Tačiau yra ir praktiškai nemokamų išankstinės darbuotojų adaptacijos praktikų. Pavyzdžiui, kiek įmanoma įtraukti būsimą darbuotoją į organizacijos renginius, kurie vyksta tarp jo sutarties pasirašymo ir starto datos. Taip žmogus pajaučia kultūrą, susipažįsta su naujais kolegomis ir gali pirmą dieną pradėti darbus jau be jokio streso. Taip pat nieko nekainuoja pakviesti naujoką (virtualios) kavos su būsimais komandos nariais, jeigu tai nebuvo daryta per atranką. Arba visiškai paprastai – pakviesti kolegas susijungti su nauju darbuotoju profesiniuose socialiniuose tinkluose ir parašyti trumpą pasisveikinimo žinutę, taip naujokui parodant, kad yra laukiamas.

Yra daug būdų pagerinti naujoko patirtį ir palengvinti adaptaciją, kas organizacijai užtikrina ilgalaikes naudas, tokias kaip sklandus darbuotojo įsiliejimas, aukštesnė motyvacija ir įsitraukimas į darbą. O svarbiausia – dalies jų įgyvendinimas ne tik neužima daug laiko, bet ir nereikalauja jokių finansinių investicijų.