Nuotoliniai susitikimai: 5 klaidos, veikiančios komunikacijos kokybę

Daugelis iki šiol naudoja paprastas buitines ausines, kurios neturi triukšmo slopinimo funkcijos ir yra skirtos tiesiog klausytis muzikos, bet ne vesti konferencinius pokalbius. Dar blogiau, kai naudojami kompiuteryje integruoti mikrofonas ir ausinės, dėl ko visi susitikimo dalyviai girdi aplinkos triukšmą, o tai, be abejo, blaško pašnekovų dėmesį. Svarbu atsižvelgti ir į interneto kokybę: prisijungus Wi-Fi tinklo, kurio pralaidumas yra neprognozuojamas ir gali priklausyti nuo daugelio dalykų, sudėtinga užtikrinti kokybišką vaizdo transliavimą.

Kai kurie vaizdo transliavimą iš viršaus į apačią dar vadina „pisuaro efektu“, nes atrodo, kad tuo metu pašnekovas tiesiog yra tualete prie pisuaro. Būtų sunku įsivaizduoti gyvą susitikimą, kai vienas iš dalyvių stovi virš sėdinčio pašnekovo ir kalba žvelgdamas iš viršaus į apačią. Viena svarbiausių kokybiško susitikimo taisyklių – pasirūpinti, kad pašnekovai vieni kitus matytų akių lygyje – taip, kaip ir gyvo susitikimo metu.

Nuotoliniai susitikimai kuria laisvumo iliuziją. Todėl dažna klaida – galvoti, kad galima jungtis bet kada ir iš bet kur.  Kai verslo susitikimo metu klientas supranta, kad jo pašnekovas yra viešoje erdvėje ir gali būti pažeistas jo konfidencialumas, pokalbis jau savaime įgauna nesaugumo atspalvį. Naivu tikėtis, kad tokiomis aplinkybėmis klientas atvirai kalbės apie savo įmonės problemas, iššūkius ar biudžetą. Atsainus požiūris į susitikimų konfidencialumą gali baigtis tuo, kad  ateityje pašnekovai tiesiog vengs su jumis bendrauti nuotoliniu būdu. Kokybiškam susitikimui reikalinga saugi ir tyli aplinka, skirkite laiko pasirūpinti tuo.

9 iš 10 atvejų pasitaikanti klaida – nekokybiškas pristatymas, kai vienu metu ekrane pateikiamas per didelis informacijos kiekis. Pranešėjas pasakoja apie pirmą pristatymo punktą, o dalyviai jo negirdi, nes jau skaito ketvirtąjį. Bet kuris žmogus skaitys greičiau, nei jam bus pasakojama. Pristatymą derėtų struktūruoti ir skaidyti  taip, kad dalyviai nespėtų „pabėgti“ nuo transliuojamos informacijos. Paruošti tokį pristatymą užtrunka, tačiau norint valdyti pašnekovų dėmesį per atstumą, kito pasirinkimo tiesiog nėra. Tiesa, ta pati taisyklė galioja ir gyviems pristatymams.

Susitinkant nuotoliu galimybės stebėti pašnekovo kūno kalbą – labai ribotos, tad kartais sudėtinga nuspėti, kada pašnekovas nori įsiterpti ar numatyti, kad jau baigė mintį. Norintiems kokybiškai vesti nuotolinius susitikimus tiesiog privaloma išmokti taikyti NLP (neurolingvistinio programavimo) technikas. Gebėjimas prisiderinti prie kliento, nuskaityti jo nuotaiką, kalbėjimo tempą, balso garsumą, žodyną ir kitus labai svarbius niuansus, padės darniai bendrauti su klientu ne tik gyvai, bet ir per atstumą.

Pabaigai, jeigu susitikimas iš tiesų svarbus, pasistenkite jį organizuoti gyvai – taip galėsite daryti didesnę įtaigą savo pašnekovui. Tačiau jei pasirinkimo neturite, skirkite laiko ir pastangų tam, kad nuotolinis susitikimas iš tiesų būtų kokybiškas.